Contratti in scadenza: guida pratica per non farli scappare

Ti è mai capitato di ricevere una notifica dell’ultimo minuto per un contratto scaduto? Succede spesso quando non c’è un sistema di avviso ben impostato. In questo articolo ti spiego passo passo come tenere sotto controllo tutti i contratti in scadenza, così da evitare penali, ritardi o perdite di opportunità.

Perché è importante monitorare le scadenze

Ogni contratto porta con sé obblighi, vantaggi e, spesso, clausole di rinnovo automatico. Se scopri la scadenza a posteriori, rischi di pagare penali o di perdere condizioni favorevoli. Tenere un elenco aggiornato ti permette di valutare se conviene rinnovare, negoziare o cercare alternative migliori.

Strumenti e metodi per non dimenticare

Ci sono diversi modi per gestire le scadenze: dal semplice foglio Excel alle app dedicate. Ecco le tre soluzioni più pratiche:

1. Foglio di calcolo: crea colonne per nome del contratto, data di scadenza, responsabile e azioni da intraprendere. Usa la funzione di promemoria per far apparire una notifica 30 giorni prima.

2. App di gestione task: app come Todoist, Trello o Asana consentono di impostare scadenze con avvisi multipli (giorni, settimane). Puoi assegnare il compito a chi di competenza e aggiungere note su clausole particolari.

3. Software di CRM o ERP: se la tua azienda usa un sistema più avanzato, sfrutta le funzionalità di workflow per inviare email automatiche al responsabile del contratto.

Qualunque sia lo strumento, la chiave è la **coerenza**: inserisci ogni nuovo accordo subito e verifica periodicamente l’elenco.

Oltre alla parte tecnica, è utile definire una routine di revisione. Dedica 15 minuti ogni lunedì a controllare le scadenze della settimana e pianifica azioni specifiche (contatto con il fornitore, revisione dei termini, ecc.).

Se il tag "contratti in scadenza" non ti sembra ancora rilevante, dai un’occhiata agli articoli correlati presenti nel nostro sito. Troverai esempi su come gestire contratti di sponsorizzazione sportiva, partnership con brand e altri accordi legati al mondo del tennis.

Ricorda, una scadenza ben gestita può trasformarsi in un’occasione di negoziare condizioni più vantaggiose. Non lasciarti sorprendere: programma, monitora e agisci con anticipo.